Wprowadzenie
Jako administrator, asystent zdrowienia lub redaktor strony masz dostęp do zaplecza, które łączy potęgę WordPressa z zaawansowanym systemem zarządzania relacjami (CRM). Poniżej znajdziesz ogólny przegląd tego, czym jest CiviCRM, jak porządkujemy w nim dane oraz do czego służą jego poszczególne moduły. Szczegółowe instrukcje „krok po kroku” do każdego z nich znajdziesz w osobnych artykułach w tym dziale.
Czym jest CiviCRM?
CiviCRM to specjalistyczny system CRM stworzony od podstaw z myślą o organizacjach pozarządowych (NGO), fundacjach i stowarzyszeniach. W przeciwieństwie do komercyjnych systemów sprzedażowych, CiviCRM nie skupia się na „klientach i zyskach”, ale na ludziach, relacjach i misji.
Dzięki pełnej integracji z naszym systemem WordPress, CiviCRM pozwala nam w jednym miejscu:
Gromadzić bezpieczną bazę podopiecznych, darczyńców, wolontariuszy i partnerów.
Wysyłać masowy mailing i newslettery.
Rejestrować wpłaty i darowizny.
Zarządzać zapisami na wydarzenia, warsztaty czy konferencje.
Baza kontaktów: Jak organizujemy dane?
Fundamentem CiviCRM jest baza kontaktów. Kontaktem może być osoba indywidualna (np. wolontariusz, uczestnik warsztatów), organizacja (np. partnerska fundacja, firma wspierająca) lub gospodarstwo domowe.
Aby w bazie nie panował chaos, a komunikacja trafiała dokładnie do tych osób, do których powinna, korzystamy z trzech głównych narzędzi porządkujących:
A. Grupy mailingowe (Mailing Lists)
To dynamiczne lub statyczne listy kontaktów, które zapisały się na nasz newsletter lub z którymi chcemy utrzymywać regularny kontakt mailowy. System automatycznie dba o to, by osoby wypisujące się z newslettera były z tych grup usuwane.
B. Inne grupy – kontrola dostępu
Służą do wewnętrznej kategoryzacji osób w systemie. Możemy stworzyć grupę np. „Wolontariusze 2026”, „Zarząd” czy „Koordynatorzy projektów”. Grupy ułatwiają m.in. nadawanie uprawnień lub szybkie filtrowanie bazy.
C. Tagi (Znaczniki)
Tagi działają jak „naklejki”, które przypisujemy do konkretnych osób, by oznaczyć ich specyficzne cechy, zainteresowania lub historię relacji z Fundacją (np. Darczyńca cykliczny, Prelegent, Media). Jeden kontakt może mieć wiele tagów.
Ważne: Różnica między grupą a tagiem jest prosta – grupy służą do segmentacji (np. do kogo wysłać wiadomość), a tagi do szybkiego opisywania cech danego kontaktu.
Komunikacja masowa: Moduł Mailing (CiviMail)
Jednym z najważniejszych codziennych zadań CiviCRM w Fundacji eFkropka jest prowadzenie komunikacji mailowej. Nasz system jest skonfigurowany w oparciu o dwa potężne narzędzia:
Mosaico (Tworzenie wiadomości): To nowoczesny, wizualny edytor typu „przeciągnij i upuść” (drag-and-drop). Dzięki niemu nie musisz znać kodu HTML, aby stworzyć piękny, responsywny (dobrze wyglądający na telefonach) newsletter. Szablony dla Fundacji są już przygotowane – wystarczy podmienić teksty i zdjęcia.
Mailgun (Wysyłka wiadomości): To zewnętrzny serwer pocztowy (brama SMTP) zintegrowany z naszym systemem. Dzięki Mailgunowi mamy pewność, że wysyłane przez nas tysiące maili nie zablokują naszej skrzynki serwerowej i – co najważniejsze – bezpiecznie trafią do skrzynek odbiorców (zamiast do folderu SPAM).
Przegląd pozostałych modułów CiviCRM
CiviCRM to system modułowy. W zależności od bieżących potrzeb Fundacji, korzystamy z następujących funkcjonalności (szczegółowe instrukcje obsługi każdego z nich znajdziesz w kolejnych wpisach Vademecum):
CiviContribute (Darowizny i Wpłaty)
Moduł odpowiedzialny za rejestrowanie wsparcia finansowego. Pozwala na śledzenie, kto, kiedy i jaką kwotę wpłacił na konto Fundacji. Jest powiązany z formularzami wpłat na naszej stronie internetowej, dzięki czemu darowizny online automatycznie zapisują się na koncie danego darczyńcy.
CiviEvent (Wydarzenia i Zapisy)
Narzędzie do kompleksowego zarządzania wydarzeniami – od małych warsztatów po duże konferencje. Pozwala na tworzenie stron rejestracji, generowanie biletów, zarządzanie limitami miejsc oraz automatyczne wysyłanie potwierdzeń i przypomnień do uczestników.
CiviMember (Członkostwo)
(Jeśli dotyczy) Moduł pozwalający na zarządzanie bazą członków Fundacji, kontrolowanie okresów ważności składek członkowskich i automatyczne przypominanie o konieczności ich odnowienia.
Podsumowanie
CiviCRM daje Fundacji eFkropka ogromne możliwości i pozwala automatyzować wiele żmudnych procesów. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest regularność i dokładność wprowadzania danych – system jest tak pomocny, jak uporządkowana jest jego baza.
Przejdź teraz do kolejnych artykułów w sekcji Vademecum, aby dowiedzieć się, jak w praktyce dodać nowy kontakt, stworzyć newsletter w Mosaico czy sprawdzić raport z ostatniego wydarzenia.